Diese 5 Produktivitäts-Tools machen mir mein Leben einfacher. Ich kann dank ihnen einfach besser arbeiten. Diese Tools erleichtern mir den Arbeitsalltag und lassen mich produktiver arbeiten. Ich probiere regelmässig neue Tools und Arbeitsmethoden aus und schaue, wie sie zu mir passen. Nach langem Feilen kann ich jetzt sagen, dass ich meine 5 Lieblings-Produktivitäts-Tools gefunden habe. Und diese wertvollen Erfahrungen möchte ich in diesem Blog mit dir teilen.
Übrigens: Keines der genannten Tools ist gesponsert. Ich teilen sie einfach aus meiner Erfahrung, damit auch du vielleicht die eine oder andere Produktivitätssteigerung erleben darfst. Dank diesen Tools bin ich sehr gut organisiert und strukturiert. Dies hilft mir einen klaren Kopf zu bewahren, um so die Prioritäten besser abschätzen zu können. Und so macht das Arbeiten einfach noch mehr Freude.
Und jetzt wird nicht mehr länger um den heissen Brei geredet. Hier sind die Tools:
1) Asana
Asana ist ein Aufgabenmanagement-Tool und es ist das Tool, welches ich am meisten benutze. Bevor ich morgens mit der Bearbeitung meiner Aufgaben beginne, verschaffe ich mir eine Übersicht auf Asana, wo alle meine Aufgaben gespeichert sind. Basierend darauf plane ich den Tag. Ich habe gelernt, nur 60% des Tages zu verplanen. Bei einem 8-Stundentag bedeutet dies, dass ich Aufgaben auswähle, bei denen ich den Zeitaufwand auf 5 Stunden einschätze. Diesbezüglich war ich für viele Jahre lang sehr lernresistent. Vor dieser 60%-Methode habe ich mir jeweils unrealistisch viele Aufgaben in einem Tag reingedrückt und war dann total traurig und enttäuscht, dass ich viele Aufgaben auf den nächsten Tag verschieben musste. Mit der 60%-Methode fahre ich sehr gut, weil ja am Schluss doch alles länger geht. Und sollte ich doch früher fertig sein, verbietet mir ja niemand schon mit den Aufgaben vom nächsten Tag zu beginnen. Die 60%-Methode hilft mir auch, richtig zu priorisieren. Früher wollte ich vor der Mittagspause unglaublich viele Dinge erledigen und dabei nebenbei noch die Welt retten.
Dank Asana kann ich auch bei der Eingabe einer neuen Aufgabe direkt eine ungefähre Zeitangabe speichern. So geht die Tagesplanung schneller.
Die Aufgaben sind bei mir jeweils einem Projekt zugewiesen (z. B. Marketing, Akquise, Finanzen, Instagram, Workshops etc.). Mir gefällt bei Asana vor allem, dass ich somit einen guten Überblick habe, was ich für ein Projekt (z. B. Vorbereitung meiner nächsten Instagram-Posts) alles machen darf. Das bedeutet, dass ich viele Unteraufgaben erfassen kann und somit habe ich immer Ordnung mit meinen To-Do’s und somit auch im Kopf.
Mir gefällt vor allem, dass ich meine Aufgaben kommentieren kann. Was habe ich dafür alles schon gemacht? Was sollte ich beachten? Kunde nicht erreicht? Kein Problem, ich erfasse dies auf Asana und wähle einen Termin für’s Nachfassen.
Asana erlaubt es sogar, E-Mails zu importieren. So kann ich meine E-Mails, die ich nicht gleich beantworten kann, von meinem Mailprogramm auf Asana kopieren. Das hilft mir, das Prinzip “Zero Inbox” zu verfolgen. Mir gibt es ein gutes Gefühl, wenn am Abend meine E-Mailbox leer ist und meine E-Mails terminiert sind. Ich habe dank Asana die Gewissheit, nichts zu vergessen, weil ich alles, was ich erledigen möchte, eintrage und so werden alle To-Do’s mir ordentlich und strukturiert angezeigt.
Was mich zusätzlich motiviert mit Asana zu arbeiten, ist, dass ich bei Erledigung einer Aufgabe eine Belohnung durch ein Einhorn, welches durch den Bildschirm fliegt, bekomme. Wen macht das denn nicht glücklich? :)
2) Clockify
Ich gebe zu: Ich erfasse meine Arbeitszeit ziemlich akribisch. Mir hilft es, stets eine Übersicht zu haben, wie viel Zeit ich für was investiert habe. Ich kann jederzeit nachschauen, wie viel Zeit ich beispielsweise für die Vorbereitung von meinen nächsten Instagram Beiträgen investiere. So ertappe ich mich schneller, wenn ich beispielsweise wahllos im Internet nach einem noch perfekteren Schriftzug für meinen Post suche.
Auch nutze ich meine Zeit bewusster und teile sie besser ein, wenn ich sie mir erfasse. Mir wird die Endlichkeit der Zeit dadurch viel besser bewusst. Mir wird immer wieder vor Augen geführt, dass auch mein Tag nur 24 Stunden hat und ich teile sie mir so bewusster ein und arbeite konzentrierter und fokussierter an einer Arbeit, denn… die Zeit läuft ja. Das ist das geniale an dieser Software.
Auf Clockify kann für die verschiedenen unterschiedlichen Arbeitsbereiche ein Projekt eröffnet werden. Die Zeit, die ich für diese verschiedenen Tools investiere, buche ich dann jeweils auf die verschiedenen Projekte. Hier nur einige Beispiele, die ich als Projekt gespeichert habe:
Vorbereitung Workshops
Durchführung Workshops
Nachbearbeitung Workshops
Vorbereitung Instagrambeiträge (Text)
Vorbereitung Instagrambeiträge (Fotos)
Mitarbeitergespräche
Networking
Akquise
Marketing
Admin
Bei jedem Projekt kann ich dann noch weitere Details erfassen. Beispielsweise, welchen Workshop ich gerade vorbereite oder mit wem ich gerade Networking betreibe. Ist das nicht grossartig? :)
Ausserdem mag ich Softwares, die man auch via App benutzen kann. Sollte ich also einen Zeiteintrag vergessen haben, kann ich den innert 20 Sekunden am Handy noch nacherfassen.
3) Evernote
Noch nie hat es so viel Wissen auf der Welt gegeben und dank dem Internet ist es auch noch ganz einfach und schnell zugänglich. Wie viele gute Artikel ich schon im Internet gefunden habe… Doch wohin damit, damit ich sie wieder finde? Denn alles kann ich mich ja doch nicht merken. Genau dafür benutze ich Evernote.
Auf Evernote speichere ich so ziemlich alles ab, was ich an Wissen wieder benötigen könnte. Dazu gehören auch meine Notizen, welche ich mir während einer telefonischen oder persönlichen Besprechung in einem physischen Notizbuch oder auf meinem Ipad mache. So habe ich alle Notizen stetig zur Hand, denn es gibt Evernote auch als App-Version.
Hier eine Liste von Dokumenten und Informationen, die ich auf Evernote abgespeichert habe:
Meine Gesprächsnotizen inkl. Sitzungsprotokolle
Meine Strategie und meine Vision
Meine Instagram-Strategie
Gute Blogartikel
Ideen zu Workshopinhalten
Link zu meinen Lieblings-Youtubevideos
Inspiration von Mitbewerbern (schöne Webseiten, schöne Instagram-Feeds etc.)
Markierte Textbausteine von gelesenen Büchern
Eingescannten Unterlagen von allen Weiterbildungen
Rezepte
Geschenkideen
Bedienungsanleitungen aller elektronischen Geräte
Und das ist noch nicht mal 1/50 von allem, was ich auf Evernote abspeichere. Ohne Tags geht es deshalb nicht. Evernote bietet die Möglichkeit verschiedene Ordner zu kreieren und diese mit verschiedenen Tags zu kennzeichnen. So kann ich beispielsweise nach dem Tag “Übung” suchen und alle Notizen, die mit diesem Tag abgespeichert sind, erscheinen auf einem Blick.
4) Google Drive
Da ich kein Word und Excel etc. von Microsoft mehr benutze (aus Kostengründen), bin ich auf Google Docs und Google Sheets umgestiegen. Ich finde es absolut fantastisch, dass alle meine Dokumente von jedem Computer aus zugänglich sind. Ich brauche mich nur einzuloggen. Ich habe zu meinen wichtigsten Dokumenten von überall auf der Welt Zugriff und kann sie sogar bearbeiten.
Alle Fotos für die nächsten Instagram-Posts sind beispielsweise darauf abgespeichert. Auch alle meine elektronischen Bücher finde ich auf Google Drive. Dieser Blog wird auch auf Google Drive geschrieben. Meine Kursinhalte sind darauf abgespeichert. Was mir auch besonders gefällt, ist, dass meine Praktikantin gleichzeitig am gleichen Dokument arbeiten kann. So macht Arbeiten noch mehr Spass :)
5) Meditation Time
Die Meditation ist bei mir bereits ein Hygienefaktor geworden. Verpasse ich meine Meditation, merke ich oft irgendwann im Laufe des Tages, dass ich entweder dünnhäutiger bin, weniger produktiv, zickig oder schlecht gelaunt. Deshalb meditiere ich mir zuliebe und vor allem auch meinen Mitmenschen zuliebe täglich mindestens 20 Minuten. Dafür nutze ich die ganz simple App “Meditation Time”, die für mich am Anfang der Meditation und nach Ablauf der Meditationszeit den Gong schlägt.
Das waren meine 5 Lieblings-Tools, die mir zu mehr Produktivität helfen, weil ich dank ihnen mehr Struktur und Ordnung habe. So macht das Arbeiten noch mehr Spass! Ich hoffe, dass auch du dir etwas aus diesem Blogartikel rausnehmen konntest für mehr Freude und Produktivität in deiner Arbeit.
Von Jacqueline Keller
